Saber como realizar uma gestão do tempo eficiente é fundamental para que você consiga honrar seus compromissos e construir uma imagem profissional e pessoal positiva.
Além disso, quando você gerencia melhor a sua rotina, sobra tempo para coisas que são muito importantes, como família, lazer e atividades com os amigos. Isso ajuda a melhorar a sua qualidade de vida, fator fundamental para alcançar o sucesso em várias áreas.
Do contrário, a tendência é que você se sinta sobrecarregado, e isso vai gerar estresse, desgaste mental e problemas emocionais, além de fazer com que os seus compromissos estejam sempre em atraso.
Ao longo desta leitura, eu vou mostrar a você as principais técnicas de gestão do tempo. Acompanhe!
Entenda o que é gestão do tempo e qual a sua importância
Fazer o melhor trabalho em um período mais curto é uma das definições para a gestão do tempo. Na verdade, trata-se de gerenciar da melhor forma possível as 24 horas do seu dia.
Você já percebeu que pessoas que têm sucesso na vida pessoal e profissional parecem conseguir fazer mais coisas do que as outras ao seu redor? Mas como elas fazem isso tendo as mesmas horas em um dia?
Além de ter pessoas para auxiliá-las, elas têm uma agenda organizada e sabem priorizar as tarefas realmente importantes em detrimento daquelas que podem esperar.
Aliás, fazer boas escolhas é fundamental para você ter sucesso em todas as áreas da sua vida. Para tanto, você precisará agir como os indivíduos que se destacam: priorizar o que é relevante e dizer não para as atividades menos essenciais.
A importância da correta gestão do tempo está em proporcionar mais qualidade de vida. Ao utilizá-la no seu dia a dia, você tem uma série de vantagens, como:
- passa a ser mais pontual e disciplinado com suas atividades, tanto no trabalho como na vida pessoal;
- consegue alcançar suas metas mais rápido e com consistência;
- torna-se mais produtivo e tende a conquistar melhores resultados;
- tem mais confiança para assumir compromissos;
- reduz a carga de ansiedade e estresse.
Como é possível perceber, a gestão do tempo é o primeiro passo para alcançar os objetivos e ter sucesso no que você se propõe a fazer.
Além disso, quando você gerencia melhor o seu tempo, torna-se mais criativo e sobra mais tempo para investir no desenvolvimento da sua equipe e no seu próprio aperfeiçoamento.
Isso sem falar que há espaço para tirar aquele projeto da gaveta e para realizar uma série de novas atividades, que também podem estar ligadas à sua vida pessoal, como passar mais tempo com a família.
Conheça algumas técnicas de gestão do tempo para melhorar sua produtividade
Agora que você já sabe o que é a gestão do tempo e qual a sua importância, veja as técnicas que separei para você melhorar a sua produtividade.
Planeje sua agenda com antecedência
Para uma eficiente gestão do tempo, você precisa planejar seus dias, semanas e, em alguns casos, até meses com antecedência.
Para exemplos mais práticos, vamos focar no dia seguinte. Faça a sua agenda considerando os seus principais compromissos pessoais e familiares, sem esquecer de encaixar um tempo para você. Esse tempo pode ser para tomar um café com um amigo ou ler um livro.
Mesmo as pequenas atividades do dia a dia devem estar previstas na sua agenda, pois ela será a base da sua organização, e você deve se esforçar para seguir esses direcionamentos.
Lembre-se de deixar pequenas brechas para descansar ou mesmo para equilibrar os horários, já que entre um compromisso e outro pode haver algum pequeno atraso.
Tenha uma rotina matinal
Para que seu dia seja produtivo, é muito importante que você acorde cedo e já preparado para seguir o planejamento da sua agenda. Se você “falhar” nessa tarefa logo no início da manhã, com certeza atrasos vão acontecer. Assim, ficará desanimado por não dar conta de fazer tudo o que precisa.
Portanto, coloque o relógio para despertar o mais cedo possível, priorize as atividades físicas pela manhã e se mantenha no horário para dar conta de cumprir toda a agenda previamente organizada.
Encontre sua zona de produtividade
Grande parte das pessoas fazem suas atividades durante o dia, mas existem indivíduos que são mais produtivos no período da noite ou da madrugada.
Como esse é um fator fisiológico, querer lutar contra ele pode ser extremamente estressante. Não adianta desejar ser produtivo e marcar reuniões às 9:00 da manhã se você só funciona no período noturno. Portanto, caso o seu estilo de vida permita que você siga uma agenda fora do padrão, tudo bem!
Essa é a sua zona de produtividade, e você deve aproveitá-la ao máximo para tirar os seus projetos do papel, fazer as suas atividades e se organizar a fim de garantir as suas entregas.
Automatize suas tarefas
Para fazer mais coisas, da melhor forma e em menos tempo, você pode contar com a automatização de tarefas. Ela consiste no uso de sistemas que são capazes de reduzir as chances de erros, e você ainda pode escalar as suas atividades, aproveitando dados e uma série de outros recursos.
Por exemplo, se for você quem gerencia as redes sociais do seu negócio, pode usar ferramentas gratuitas para agendar os posts. Isso o ajuda a manter a frequência dessa atividade. Dessa forma, ainda vai sobrar mais tempo para outras questões, como visitar clientes ou cuidar da qualidade do seu serviço ou produto.
Invista em recompensas
Para cada agenda cumprida, dê-se o benefício da recompensa. Isso vai ajudá-lo a se sentir motivado para enfrentar os desafios de uma rotina intensa.
Esse benefício pode ser, por exemplo, um cafezinho com um amigo ou até mesmo um almoço em família no meio da semana. Dê preferência às atividades que você já não fazia há muito tempo, pois não sobravam horários na agenda.
Utilize a regra dos 2 minutos
Se você tem uma atividade que possa ser feita em até dois minutos, faça-a imediatamente. Isso vai aumentar o seu grau de eficiência, já que essas pequenas demandas, quando acumuladas, podem confundir você e impedi-lo de se dedicar a atividades mais complexas, que trarão resultados realmente efetivos.
Contudo, se essas tarefas não forem importantes e puderem ser simplesmente descartadas, também faça isso o mais rápido possível. Isso se chama “corte de eficiência”.
Faça listas
Mesmo com uma agenda programada, pode acontecer de no dia a dia surgirem mais demandas que necessitam da sua atenção. Para não perdê-las, faça listas e enumere as prioridades.
Lembre-se de manter sempre o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Portanto, na sua lista, não devem estar presentes apenas compromissos de trabalho, mas também algumas atividades de lazer que devem ser feitas com seu companheiro, seus filhos ou seus amigos.
Use ferramentas online de gestão do tempo
A tecnologia tem ajudado muito a melhorar a gestão do tempo, não somente com as tarefas automatizadas, mas também com o uso de aplicativos e sites que ajudam a gerenciar melhor as horas do seu dia. Abaixo, confira os mais usados.
Trello
Com a ferramenta Trello, você consegue inserir as suas atividades em blocos temáticos. Ainda é possível adicionar outras pessoas às tarefas, escrever comentários para refações, colocar prazos e usufruir de outros recursos.
Neotriad
Com o serviço do Neotriad, você pode inserir as suas tarefas e o tempo determinado para executá-las. Essa ferramenta também permite que você inclua outras pessoas em uma determinada atividade, podendo gerenciá-la.
Evernote
Com o Evernot, você vai compreender qual o cenário das suas pendências. Ele permite que você inclua todas as ideias em modo off-line ou on-line. Assim, é possível utilizar essas informações como lembretes ou entender, a partir delas, o que será prioridade no seu dia.
Utilize a técnica Pomodoro
Essa técnica é uma ferramenta de gestão do tempo e produtividade. Nela, você se mantém totalmente concentrado durante 25 minutos em uma tarefa, faz uma pequena pausa e volta a se concentrar naquilo que estava fazendo por mais 25 minutos.
A técnica é baseada na ideia de que, ao dividir o fluxo de trabalho em blocos de alta concentração, é possível melhorar e aumentar a agilidade do cérebro e estimular o foco.
Hoje já existem diversos sites e aplicativos para ajudá-lo na aplicação da técnica, como o Pomodoro Keeper, o Tomato Timer, o Focus Keeper, o Pomodoro Time, entre outros.
Defina as suas prioridades
Conciliar a vida pessoal e profissional pode não ser uma tarefa fácil, mesmo utilizando todos esses recursos. Por isso, a definição de prioridades é fundamental. Priorizar significa que você terá de dizer não a várias pessoas e situações do seu dia a dia.
Para conseguir fazer isso, faça algumas perguntas, como:
- Isso realmente é importante e merece a minha atenção?
- Quanto tempo devo destinar a essa tarefa ou pessoa?
- O que eu posso fazer para executar determinada atividade em menos tempo?
- Terceirizar algumas coisas é uma alternativa?
- Essa tarefa é urgente ou eu posso realizá-la em outro momento?
Essas e outras perguntas podem ser feitas em vários estágios e situações da sua vida.
Descarte tudo o que não é importante
Se você procura satisfazer a vontade de todos ao seu redor e tenta aceitar uma infinidade de projetos que colocam sobre a sua mesa, com certeza é uma pessoa sobrecarregada. Assim, provavelmente não tem tempo para diversas atividades que são importantes e que podem garantir a sua qualidade de vida e o seu sucesso enquanto indivíduo.
Simplesmente diga não a tudo que for atrasar você ou impedi-lo de se dedicar às suas prioridades. O não é libertador, e você vai ganhar tempo para fazer o que é essencial na sua vida.
Terceirize algumas tarefas
Quais tarefas do dia a dia estão sobrecarregando a sua agenda, mas poderiam ser terceirizadas? Você não precisa fazer tudo! Faça uma lista dessas atividades e considere contratar pessoas que possam ajudá-lo. Afaste-se da tentação de microgerenciar as tarefas do seu dia a dia, tanto em casa como no trabalho.
A contratação de um assistente, por exemplo, pode realmente ajudar você a gerenciar o tempo Com isso, sobrarão mais horas para se dedicar a projetos pessoais e profissionais.
Sabe as aulas na academia que você não faz porque não sobra tempo? Que tal se você pagasse alguém para fazer as compras no supermercado ou para levar as roupas à lavanderia? Sobrariam quantas horas na sua semana?
Quanto você ganhará em termos de saúde e bem-estar ao gastar um pouco mais com o pagamento de um funcionário para fazer as funções operacionais do seu dia a dia? Pense nisso!
Ignore as distrações
Você já parou para pensar na quantidade de e-mails, mensagens no celular, notificações de sites e aplicativos que recebe o tempo todo? Tudo isso prejudica a sua atenção e consome seu valioso tempo!
O mesmo vale para as redes sociais. Quanto tempo do seu dia você investe nelas? Uma pesquisa da revista Época revelou que os brasileiros passam, em média, 150 minutos por dia nessas páginas. Você se encaixa nessa estatística?
Se você deseja ter mais tempo, precisa ficar atento a essa realidade e trabalhar para que as horas do seu dia não sejam perdidas com atividades que nada acrescentam à sua vida.
Pratique exercícios para ter mais energia
Atividades físicas são uma ótima forma de elevar os seus níveis de energia. Afinal, além de liberarem alguns hormônios, como a endorfina e a adrenalina, consideradas precursoras da felicidade, são uma excelente maneira de se livrar da tensão no corpo causada pelo estresse.
Além disso, ajudam a manter o equilíbrio da mente e do corpo, afastando pensamentos negativos, que pouco ou nada podem acrescentar na rotina do seu dia a dia.
Portanto, encaixe as atividades físicas na sua rotina a fim de que você tenha mais disposição para enfrentar a sua agenda diária com muita energia e eficiência!
Use a tecnologia para diminuir distâncias
Viagens e deslocamentos podem ser evitados com o uso da tecnologia, principalmente com o recurso da videoconferência. Ferramentas como o Zoom, o Skype e o Slack possibilitam que você faça reuniões com pessoas de diversas partes do mundo, tudo sem sair do seu escritório. Além de otimizar o seu tempo, você ainda reduz custos com transporte e hospedagem.
Saiba quanto tempo você emprega em cada tarefa
Você sabe quanto tempo utiliza em cada atividade do seu dia? Da ida à academia à entrega de relatórios? A grande maioria das pessoas não fazem ideia da duração de suas atividades diárias. Por isso, acabam vivendo atrasadas e com a sensação de que estão sempre correndo atrás do tempo perdido.
Para fugir dessa situação, comece a anotar quanto você demora para chegar ao trabalho, bem como a média de tempo empregada nas suas tarefas pessoais e também nas profissionais.
Dessa forma, ficará mais fácil montar uma agenda eficiente, na qual os compromissos realmente poderão ser cumpridos.
Aposte em uma comunicação eficiente
Já parou para pensar em como você se desgasta corrigindo erros que poderiam ser evitados se houvesse uma comunicação mais eficiente em sua rotina? Afinal, uma comunicação ruim, em casa ou no trabalho, leva a mal-entendidos, conflitos e frustrações.
Portanto, dedique um tempo para pensar na melhor forma de explicar uma tarefa e para analisar qual a melhor maneira de expor seus objetivos. Também analise o você deseja realizar quando conta com a ajuda de alguém, como um parente ou um funcionário.
Faça uma coisa de cada vez
Quando você assume muitas responsabilidades ao mesmo tempo, as chances de alguma coisa dar errado, ou mesmo de não conseguir entregar tudo no prazo, são grandes.
Isso gera estresse e uma série de outros sentimentos que não farão bem a você. Portanto, faça uma coisa de cada vez e priorize o seu tempo, dando relevância às tarefas mais importantes.
Inclusive, sabe aquela ideologia de “profissional multitarefa”? Risque essa ideia do seu dicionário se realmente quiser fazer grandes entregas e garantir os melhores resultados.
O foco é fundamental para isso. Fazendo muitas atividades concomitantemente, você pode ficar sem direção, comprometendo todo o seu planejamento de gestão do tempo.